テニスサークルの運営において、最も避けたいのは「運営者の負担が大きすぎて燃え尽きてしまうこと」や「メンバー間の小さな不満が積み重なって空中分解すること」です。

これらの問題は、根性論や個人の善意ではなく、「仕組み（ルール）」で解決できます。本記事では、トラブルを未然に防ぎ、全員が楽しく活動を続けるための具体的な仕組み化の手法を解説します。

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本記事は、テニスサークル運営の全体像をまとめた「テニスサークル運営の完全ガイド」の深掘り記事です。サークル立ち上げから集客まで、全体的な流れを確認したい方はまずこちらをご覧ください。

1. はじめに：なぜ「仕組み化」が重要なのか

サークル運営がうまくいかない原因の多くは、「ルールが曖昧なこと」にあります。 「これくらい言わなくてもわかるだろう」という期待が、認識のズレを生み、トラブルに発展します。

• 運営者の負担軽減
  判断を自動化することで、迷う時間を減らす。

• 公平性の確保
  全員に同じルールを適用することで、不満の芽を摘む。

• 自由のための規律
  ルールが明確だからこそ、メンバーは安心して楽しめます。

2. 【レベル差対策】全員が満足するコート分け・練習メニュー

レベル差による不満（「物足りない」「申し訳ない」）は、仕組みで解消可能です。

• レベル別コート分けの基準
  「初中級」「中上級」といった曖昧な言葉ではなく、「スクールでの級」や「試合実績」などの客観的指標を設けるとスムーズです。

• 「混ぜる」時間と「分ける」時間の配分
  最初の1時間は全員で基礎練習（混ぜる）、後半1時間はレベル別に分けてゲーム（分ける）といった時間割を固定します。

• ハンデ設定のルール化
  混合ゲームでは「上級者はバックハンドのみ」「サーブは1本のみ」といったルールを事前に決めておくと、上級者も練習になります。

3. 【欠席・ドタキャン対策】運営を圧迫させない参加管理

ドタキャンによる赤字や、他に参加したかったメンバーの不利益を防ぐ仕組みです。

• キャンセルポリシーの明文化
  「2日前以降は100%」など、金額と期限を明確にします。

• ペナルティの自動化
  無断欠席が2回続いた場合は、翌月の予約を制限するなどの「自動的な措置」を設けます。感情的に叱るのではなく「ルールに基づいた事務的な処理」にすることが、関係性を壊さないコツです。

4. 【人間関係・負担軽減】「特定の人に頼らない」組織づくり

一人のリーダーに負担が集中すると、その人が抜けた瞬間にサークルは崩壊します。

• 役割の「細分化」と「交代制」
  会計、ボール管理、コート予約、イベント企画を1人1役に分散させます。

• マニュアル化
  「コート予約のURLとログインID」「ボールの買い替え頻度」などを共有メモにまとめておき、誰でも交代できるようにします。

5. 【即活用】サークル運営規約テンプレート

ちょっと固い表現にしていますが（笑）、ご自身のサークルに合わせて調整して使えるサンプル規約案です。

〇〇テニスサークル 運営規約（案）

第1条（目的） 本サークルは、テニスを通じて健康維持と会員相互の親睦を深めることを目的とする。

第2条（レベル設定とコート分け）

1. 原則として、コートが複数ある場合はレベル別（初級・中上級等）に分かれて活動する。

2. 組み合わせは、運営が用意する「乱数表」に基づき、公平に行う。

第3条（参加予約とキャンセル）

1. 参加予約は指定のアプリ/チャットにて行う。

2. 開催日の〇日前以降のキャンセルについては、参加費全額をキャンセル料として徴収する。

3. 無断欠席を繰り返すメンバーに対しては、代表の判断により退会措置をとる場合がある。

第4条（費用の管理）

1. 参加費は当日払い（または事前決済）とする。

2. 会計担当者は、半期に一度、収支報告をメンバーに開示する。

第5条（マナーと禁止事項）

1. 相手のミスを責める言動、独りよがりなプレー、勧誘行為を禁止する。

2. 全員で協力してボール拾い、コート整備を行う。

6. まとめ：仕組み化は最大の「優しさ」である

ルールを作ることは、決してメンバーを縛ることではありません。むしろ、「どう振る舞えばいいか」を明確に示し、全員を守るための優しさです。

まずは、最も困っている「ドタキャン対策」や「会計の透明化」など、一つから仕組み化を始めてみませんか？