テニスサークルの運営、本当にお疲れ様です。「テニスが好きで始めたはずなのに、気づけばスマホで連絡を回してばかり…」そんな風に感じていませんか？
実は、サークル運営が負担になる最大の原因は、テニスそのものではなく、付随する「名もなき事務作業」にあります。今回は、ITツールを活用してこれらの作業を自動化し、運営者の負担を劇的に減らす具体的な方法を解説します。
なぜサークル運営者は「事務作業」で疲弊してしまうのか？
「名もなき事務作業」の積み重ね
1回の練習会を開くために、運営者は驚くほど多くの作業をこなしています。
参加者への日程連絡と出欠の催促
キャンセルが出た際の繰り上げ連絡
誰が支払済みで、誰が未納かのチェック
初参加者への場所案内
一つひとつは数分の作業ですが、これが毎週、しかも複数人に対して発生することで、運営者のプライベートな時間はじわじわと削られていきます。
運営者が疲れる＝サークルの危機
運営者が「義務感」で動くようになると、サークルの雰囲気は自然と重くなります。運営者が一番楽しんでいることが、メンバーにとっても居心地の良い場所を作る最大の秘訣です。そのためには、「自分がやらなくてもいい作業」を仕組みに任せる勇気が必要です。
そもそも、長く続くサークルとそうでないサークルにはどんな違いがあるのでしょうか？事務作業の自動化だけでなく、メンバーの満足度を高める「運営の全体像」については、こちらの記事も参考にしてみてください。
あわせて読みたい：テニスサークル運営の教科書｜成功するチーム作りのポイントを徹底解説
自動化すべき「3大ストレス作業」
LINEのトークルームで「○日空いてる人ー？」と聞いて集計する…このやり方は今日で終わりにしましょう。
自動化のポイント
メンバーが自らシステムに登録し、定員に達したら自動で「キャンセル待ち」に切り替わる仕組みを導入します。運営者が間に入る必要をなくすのがゴールです。
2. 会費・コート代の計算
「今日の参加者は8人だから、コート代を割ると…」という計算を毎回現場で行うのはミスの元です。
自動化のポイント
参加人数に応じて自動で一人あたりの金額を算出し、支払い状況を一覧で可視化できるツールを選びましょう。
3. メンバー情報の管理
「あの人のレベルは？」「最近来ていない人は誰？」といった情報を頭の中やExcelで管理するのは限界があります。
自動化のポイント
メンバー自身にプロフィールを管理してもらい、参加頻度や戦績が自動で蓄積される仕組みを作ります。
自動化を実現するための3ステップ
ステップ1：作業の棚卸し
まずは、自分が毎週「何に一番時間を使っているか」「何が一番ストレスか」を書き出してみてください。「欠席連絡のLINEを返すのが一番嫌だ」など、本音を特定することが第一歩です。
ステップ2：ツールの選定
汎用的なツール（Googleフォームや調整さん）も便利ですが、テニスサークルに特化した**「テニスパーク」**のような専用アプリが最も効率的です。
テニスパークの例
日程調整から出欠確認、さらには当日の対戦カード作成まで一つのアプリで完結するため、複数のツールを使い分ける手間が省けます。
ステップ3：メンバーへの周知と協力
ツール導入時は「楽をするため」ではなく、「事務作業を減らして、みんなともっとテニスを楽しむ時間を増やすため」とポジティブな目的を伝えましょう。
自動化が生む「クリエイティブな時間」の活用法
事務作業から解放されると、運営者の脳には「余白」が生まれます。その時間を、以下のようなクリエイティブな活動に充ててみてください。
質の高いコミュニケーション
コート上でメンバー一人ひとりに声をかけたり、アドバイスをしたりする余裕が生まれます。新しいイベント企画
練習会だけでなく、合宿や対外試合など、ワクワクする企画を練る時間が持てるようになります。
まとめ：仕組みに任せて、テニスを心から楽しもう
「自分が頑張らなければサークルが回らない」という責任感は素晴らしいものです。しかし、その情熱を事務作業に浪費するのはもったいないことです。
賢くITツールを取り入れ、「運営者が一番楽しんでいるサークル」を目指しませんか？事務作業は仕組みに任せ、あなたはコートの上で最高の笑顔を見せてください。それが、メンバーにとって一番のファンサービスになるはずです。
今回は「自動化」に焦点を当てましたが、理想のサークルを作るためには「ルール作り」や「集客」「対戦カードの工夫」など、他にも大切なポイントがいくつかあります。
「自分のサークルをもっと良くしたい！」という運営者の方は、ぜひこちらのガイドページもあわせてチェックしてみてください。サークル運営に必要な知識を網羅的にまとめています。
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