「新しく入ったあの人、名前なんだっけ……？」 「今日の練習、初級者と上級者が混ざりすぎてメニューが組めない！」
テニスサークルの運営で、最も頭を悩ませるのが「メンバー管理」です。人数が増えるのは嬉しい反面、管理が雑になると当日の進行がグダグダになり、運営者のストレスは溜まる一方ですよね。
あなたは事務作業をするためにテニスをしているわけではないはずです。 今回は、管理のムダを削ぎ落とし、運営を「自動運転」に変えるための４つのステップを解説します。
※サークル運営全般を効率化する全体像については、[テニスサークル運営を効率化する方法｜ムダをなくし、楽しく続ける仕組み作り（ピラーページへのリンク）]をまずご覧ください。」
ステップ1：管理項目を「最小限」に絞り込む
管理が苦手な人ほど、多くの情報を集めたがります。しかし、項目が増えるほどメンテナンス（更新）が面倒になり、結局使われない「ゴミ名簿」化してしまいます。
サークル運営に必要な情報は、実は以下の「4つだけ」で十分です。
氏名（＋サークル内での呼び名）
連絡先（メールアドレスやLINE IDなど）
テニスレベル（客観的な指標）
参加頻度の目安（アクティブかどうかの判断）
住所や誕生日は、特別なイベント（お祝いなど）をしない限り不要です。情報を「捨てる」ことが、効率化の第一歩です。
ステップ2：アナログを卒業し、管理ツールを決める
ノートや個人のメモでの管理は、情報の検索や共有が難しいため、デジタルへの移行を検討しましょう。
Google スプレッドシート
無料で共有しやすく、一覧性に優れています。Google フォーム
新規メンバーの情報収集を効率化できます。専用アプリ (テニスパークetc)
名簿、出欠、レベルが全て連動。テニス運営に特化した設計です。
「外出先でも、すぐにメンバーを確認できるか？」を基準に選んでみてください。
ステップ3：入力の手間を「分担」する仕組みを作る
運営者が全員分の情報をゼロから打ち込むのは、時間がかかり大変です。ここは思い切って、メンバーに直接入力してもらえる部分は任せてしまいましょう。
初期入力はメンバーにお願いする
新入会者には、専用のフォームやアプリのURLを送り、自分のプロフィールを登録してもらいます。これだけで、運営者の「事務作業」は大幅に削減されます。運営者は「確認」に徹する
「ベースの情報は本人が作り、運営者がそれをメンテナンスする」という形にすることで、正確さを保ちつつ負担を最小限にできます。
ステップ4：情報を共有し、「属人化」を防ぐ
「名簿は代表の私しか持っていない」という状態は、運営の負担が一人に集中するだけでなく、トラブルの元にもなります。信頼できるメンバーと名簿を共有し、誰でもレベル確認や連絡ができる状態にしておきます。
運営者一人が抱え込まず、チームとして情報を管理することが、長く楽しくサークルを続ける秘訣です。さらに、アプリを使うとそもそも名簿を共有する必要もなく便利です。
メンバー管理は、サークル運営を効率化するための重要なパーツの一つに過ぎません。出欠確認やイベント企画など、運営全体のムダをなくす仕組み作りについては、こちらのまとめ記事を参考にしてください。
データで賢く管理：テニスパークの活用
これらのステップをよりスマートにこなしたいなら、テニスサークル専用アプリ「テニスパーク」が強力な味方になります。
戦績からレベルがわかる
アプリ内で試合結果を記録していけば、勝率などのデータから客観的な実力を判断する材料になります。「本人の自己申告」に頼りすぎない、公平なレベル管理が可能です。入力・更新がスムーズ
メンバーが自分でプロフィールを登録。運営者は内容をチェックするだけ。すべてが連動
最新の名簿と出欠表が常に連動しているため、確認の手間がゼロ。
運営の「単純作業」をアプリに任せ、あなたは「メンバー同士の交流」や「テニスの向上」という、人間にしかできない役割に集中しましょう。
まとめ｜「仕組み」を作れば運営はもっとクリエイティブになる
メンバー管理を楽にする目的は、単なる手抜きではなく、「運営者が疲弊せずに、サークルをより良くする余裕を作るため」です。
項目を絞り、
ツールを選び、
入力作業を分担し、
レベルを言語化して、
仲間と共有する。
まずは、次の練習の時に「レベル基準」について幹部と話してみることから始めてみませんか？
